Zwischen Wien und St.Gallen liegt nur eine Seillänge

Sein Bild prägte über weite Strecken die Zusammenarbeit: das Matterhorn. Idealbild eines Bergs, Sinnbild für die anspruchsvolle Unternehmung, in einem Verlag, neue Kollaborations- und Produktionsprozesse zu etablieren, und für die Herausforderung, als Seilschaft zwischen Wien und St.Gallen den Gipfel nicht aus den Augen zu verlieren.

Während einer der ersten Projektbesprechungen zeichnete Dieter Herzmann einen Berg auf die Flipchart und erläuterte, dass dieser sinnbildlich für die Umsetzung des Projekts stehe und es ihn nun gemeinsam zu bezwingen gelte. Manfred Wagner, Leiter Produktion und Technik beim RG Verlag, erkannte unschwer, dass es sich nur um das Matterhorn handeln konnte. Damit war auch der Schwierigkeitsgrad klar, dem sich die Seilschaft, bestehend aus dem Projektteam des RG Verlags unter der Regie von Manfred Wagner und dem Team Topix AG/be-go.at GmbH unter der Leitung von Fabio Sacilotto, gegenübersah.

Basislager

Mit einem primär Dateisystem basierten Produktionsworkflow war man im RG Verlag bisher auch ohne Blattplanungs- und Redaktionssystem in der Lage, qualitativ hochstehende Publikationen zu produzieren. Das eingeschworene, gut funktionierende Team war daran gewöhnt, verschiedene Rollen in Personalunion wahrzunehmen – zum Beispiel als Layouterin, Redakteurin, Bildredakteurin und Korrektorin. Die Integration der zuvor externen Bildbearbeitung und die Produktion weiterer Verlagsobjekte erhöhte den Komplexitätsgrad der Prozesse aber nochmals deutlich. Als Manfred Wagner 2014 zum Verlag stiess, lautete die Vorgabe seitens der Verlagsleitung denn auch, ein Blattplanungs- und ein Redaktionssystem einzuführen, um sich für eine grössere Anzahl von Kunden und Publikationen und den damit verbundenen Ausbau der personellen Ressourcen zu rüsten. Damit einhergehend war auch die Notwendigkeit verbunden, schneller am Markt zu sein. Um beim Bild zu bleiben, lautete seine Aufgabe demnach, Hanfseile und Kondition durch High-Tech-Bergausrüstung und smarte Routenplanung zu ersetzen.

Manfred Wagner, Leiter Produktion und Technik beim RG Verlag in Wien, signalisiert mit «Daumen hoch!» seine Motivation auf dem Weg zum Gipfel.

Einige Monate zuvor hatte Topix zusammen mit Bernd Gorbach, dem Integrationspartner für vjoon K4 in Österreich, das Redaktionssystem beim Verlag präsentiert. Ein Umzug des Verlags und der Wechsel des ursprünglichen Ansprechpartners in Wien führten dazu, dass die Evaluation vorübergehend ausgesetzt wurde. Allerdings konnte Topix bei dieser Gelegenheit die Serverinfrastruktur des Verlags erneuern und die bestehenden Lösungen von Apple Servern auf virtualisierte HP-Windows Systeme migrieren; damit war ein Grundstein für die heutige Lösung gelegt. 2016 entschied man sich, eine komplett integrierte Lösung durch Topix umsetzen zu lassen – man war sozusagen im Basislager angekommen. Das Team von Desk-Net konfigurierte das System für die redaktionelle Themenplanung, Topix installierte zusammen mit TELL die Blattplanung TIMONE, richtete das Redaktionssystem vjoon K4 mit den entsprechenden Zusatztools und der Schnittstelle zur Blattplanung ein und übernahm die Anpassungen der Automatisierungfunktionalität unter Enfocus Switch. Für das Ausarbeiten der Konzepte und Prozesse zeichnete Topix verantwortlich, die Schulung und der Support wurde gemeinsam mit be-go.at erbracht.

Gipfelsturm

Nachdem die Systeme einsatzbereit und die Workflows in der Version 1.0 als Extrakt der vormaligen hochkreativen Arbeitsweise eingerichtet waren, brach man geradezu euphorisch in Richtung Gipfel auf. Nicht mit der ursprünglich für die Expedition ausschlaggebenden Flaggschiff-Publikation «maxima», sondern mit dem 90-seitigen Kundenmagazin «Land & Leut’» der Handelsfirma ADEG. Ohne die neuen Werkzeuge und Strukturen mit einer Nullnummer zu testen, produzierte man zwei Ausgaben von «Land & Leut’». Währenddessen wuchs beim Team die Erkenntnis, dass das selbst auferlegte Korsett des neuen Workflows trotz viel höherer Prozesssicherheit und Automatisierung seine Kreativität bremste; die administrativen Prozessschritte waren zu viel des Guten. Ein Zwischenhalt war notwendig geworden, alles wurde nochmals neu durchdacht.

Tal der Tränen

Das Produktionsteam war – typisch für so gut wie jedes Projekt – anstatt auf dem Gipfel im «Tal der Tränen» angekommen. In Anlehnung an das Matterhorn hatten die Schweizer beim nächsten Besuch in Wien Toblerone im Gepäck. Viel wichtiger als die «Toblerone-Diplomatie» war aber natürlich, dass man den Marschhalt als Chance für die genaue Analyse der gemachten Erfahrungen und die Anpassung der Prozesse und Workflows nutzte.

Technik ist austauschbar, die Menschen sind es nicht.
Manfred Wagner, Leiter Produktion und Technik, RG Verlag

Anstatt im dichten Nebel der ersten Workflow-Versionen zu stochern, nahmen Manfred Wagner, Fabio Sacilotto und Dieter Herzmann die Verbesserungsvorschläge ernst, hörten zu, suchten und fanden eine bessere Route. Unter Beibehaltung der geschaffenen Strukturen reduzierte man die Komplexität, gewann kreative Freiheit zurück und näherte sich dem Besten aus beiden Welten an. Die gleichzeitig gestiegene Flexibilität und Produktionssicherheit, die neuen Steuerungsmöglichkeiten und die bessere Planbarkeit der Ressourcen stärkten das Vertrauen des Teams in das Vorhaben, weiterhin in Richtung Gipfel zu steigen.

Fabio Sacilotto, Projektleiter bei Topix (li), Manfred Wagner, Leiter Produktion und Technik beim RG Verlag in Wien (stehend), Bernd Gorbach, be-go.at (zweiter von rechts) diskutieren mit Bild- und Layoutverantwortlichen Konzepte, Prozesse und technische Details.

Die Anpassungen wurden im laufenden Betrieb eingeführt. Parallel dazu setzte man ein Redesign des Magazins um, übernahm ein weiteres, grosses Magazin, integrierte dessen komplettes Team im RG Verlag und erweiterte die Bürofläche – durchaus erschwerte Bedingungen. Oder wie es Fabio Sacilotto schmunzelnd formulierte: «Schwierigkeitsgrad 9b+».

Starke Seilschaft

Beim zweiten Anlauf schaffte man es auf den Gipfel und erhöhte gleichzeitig sogar den Automatisierungsgrad – die Seilschaft blieb dabei immer guten Mutes. Auf die Frage, ob die Unternehmung also in ein Happy End gemündet habe, antwortet Manfred Wagner, dass sie noch nicht, oder vielmehr wohl nie zu Ende sei. Bis Ende 2017 will man das Anzeigenverwaltungssystem integrieren, um anschliessend die Flaggschiff-Publikation «maxima» mit den neuen Werkzeugen zu produzieren. Weitere Etappen mit neuen Publikationen sind geplant.

Wichtiger als jede funktionierende Technik war und ist, dass die Zusammenarbeit auf der persönlichen Ebene hervorragend klappt. Dazu gehören auch die modellhaft gelungene Kommunikation und die Fernwartung mit den heute dafür zur Verfügung stehenden Technologien. Das Fazit von Fabio Sacilotto lautet denn auch, dass es bei dieser Unternehmung noch stärker, als er es bisher erlebte, auf das Vertrauen zwischen den involvierten Personen ankam und ankommt. Die Distanz zwischen St. Gallen und Wien war dabei nie ein Hindernis, und gelegentlich spürbare kulturelle Unterschiede fielen, wenn überhaupt, positiv ins Gewicht. «Des passt scho» wurde zum geflügelten Wort im Projekt. «Technik ist austauschbar, die Menschen sind es nicht», bestätigt auch Manfred Wagner, und empfiehlt die Bergführer aus St. Gallen uneingeschränkt weiter.

Kunde RG Verlag, Wien
Ein Medienunternehmen der REWE International AG. Der Verlag produziert Magazine für die internationalen Vertriebslinien der REWE Group und bietet Corporate-Publishing Dienstleistungen in den Bereichen B2B und B2C an.
Aufgabe
  • Einführung eines Redaktionssystems zur Ablösung der Dateisystem basierten Magazinproduktion
  • Einführung eines Blattplanungssystems und direkte Verknüpfung mit dem Redaktionssystem
  • Einführung eines Systems für Themen- und Ressourcenplanung
  • Automatisierung von Produktions-Arbeitsschritten, Druck- und Ausgabeprozessen
  • Integration vorhandener Lösungen in Bildredaktion, Anzeigenverwaltung und Web-Publishing
  • Anpassen von Vorlagendokumenten
Lösung
  • Zusammenarbeit mit dem Österreichischen Integrationspartner für vjoon K4, be-go.at
  • Konzeption und Planung der Einführung von vjoon K4 als Redaktionssystem
  • Integration des Blattplanungssystems TIMONE und der Automatisierungswerkzeuge MadeToPrint Server und Enfocus Switch
  • Aufsetzen, Konfiguration und Inbetriebnahme der Software
  • Aufbau und Einführung der redaktionellen Workflows und des Bildworkflows
  • Integration der beim Verlag vorhandenen Software über Standard- und kundenspezifische Schnittstellen
  • Second-Level-Support
Kundenvorteile
  • Betreuung durch den zertifizierten Schweizer Integrations- und Entwicklungspartner für vjoon K4
  • Berater und Techniker mit langjähriger Erfahrung, aktuellstem Expertenwissen und direktem Kontakt zu Spezialisten bei den Herstellern
  • Ein Ansprechpartner für Konzeption, Planung, Projektmanagement, Beschaffung, Installation, Konfiguration, Integration, Instruktion, Inbetriebnahme und Second-Level-Support
  • Flexible Unterstützung bei Nebenprojekten
  • Vorausschauende, partnerschaftliche Beratung bei der Planung weiterer Ausbauschritte
Projektablauf
  • Inbetriebnahme der Lösung: September 2016
  • Einführung und Schulung: Oktober 2016
  • Erste Produktion: November 2016
Installierte Hard- und Software
  • virtualisierte Windows Server und Storage Systeme von HP
  • vjoon K4® (Crossmedia Publishing Platform, Redaktionssystem)
  • TELL TIMONE System (Blattplanung)
  • axaio MadeToPrint Server (Automatisierung von Druck- und Ausgabeprozessen)
  • Enfocus Switch (Automatisierung von Produktions-Arbeitsschritten)
  • Desk-Net (Themen- und Ressourcenplanung)
Integrierte Software
  • Corum (Anzeigenverwaltung)
  • Adobe CC Produktpalette
Weitere Infos  Diese Erfolgsgeschichte als PDF anzeigen/herunterladen
   

Über Topix AG

Die Topix AG, mit Sitz in St. Gallen, wurde 1989 gegründet und ist eine führende Anbieterin von IT-Lösungen für die Medienproduktion. Als Spezialistin in diesem Bereich bietet die Topix AG Strategien, Lösungen und Dienstleistungen für Agenturen, Mediendienstleister, Druckereien, Verlage, Marketing- und Kommunikationsabteilungen.

Ein Team von 12 Spezialisten bietet Leistungen in den Bereichen Automatisierung, Kollaboration, Prozessoptimierung, Medienverwaltung, Verlagslösungen und IT-Infrastruktur.

Die Topix AG ist HPE Preferred Partner und SonicWall Gold -Partner.

Über RG Verlag AG

Der RG Verlag wurde Anfang 2012 aus der Redaktion der «maxima», dem Kunden- und Frauenmagazin der REWE International AG, gegründet, um den Erfolg der Publikationstätigkeiten der REWE International AG auf eine breitere Basis zu heben und die Weiterentwicklung des Produktportfolios zu ermöglichen.

Die Kernkompetenz des Verlags liegt im Bereich Corporate Publishing, sowohl B2B als auch B2C. Im Fokus stehen qualitativ hochwertige Magazine, die auf Kundenbedürfnisse individuell abgestimmt sind.

Topix AG
Bildstrasse 5
CH-9015 St. Gallen
+41 71 313 80 40
www.topix.ch
RG Verlag GmbH
Niederhofstrasse 37
A-1120 Wien
Österreich
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